Zaujímalo by ma, koľko z týchto správ je neprečítaných? Ako dlho mi trvá reakcia? Koľkokrát sa mi stane, že na niečo zabudnem a nezareagujem včas? Ak si kladiete podobné otázky, tento článok je určený práve vám.
Dlho som bojoval s e-mailami. Valia sa na nás zo všetkých strán, a kto má potom držať krok, aby im odpovedal. Dnes som sa s nimi až na malé výnimky zaoberal. Výnimky sú len občas, keď mám nejaké „turné“ v českých krajinách alebo dovolenku. Ale aj na to mám systém.
Je to aplikovaná metóda GTD doplnená o ďalší krok. O chvíľu ju predstavím. Najprv však niekoľko vecí, prečo mať prázdnu schránku.
– nedokončené záležitosti si vyžadujú pozornosť
– čo upúta našu pozornosť, ovplyvňuje našu pohodu
– preplnená schránka vedie k chybám… (nepopierateľný fakt) a napokon, kto môže s čistým svedomím povedať, že s preplnenou schránkou na nič nezabudne?
JE TO JEDNODUCHÉ
Tu sú zásady, na ktorých som ho založil:
Čo môžete urobiť teraz, urobte hneď.
Čo je to za hovadinu.
Delegujte to, čo vám nepatrí.
Čo nemôžete urobiť teraz, naplánujte.
ČO MÔŽETE UROBIŤ TERAZ, UROBTE TO.
Nie je to také ťažké. Na všetky e-maily, na ktoré môžem hneď odpovedať, sa tiež hneď prihlásim. Jednoducho ju vezmem a odpoviem na ňu. A hneď teraz ho vymažem. Žiadny kompromis. Doručená pošta nie je archív. Toto je veľmi dôležité pochopiť. Mnohí ľudia majú archív svojej doručenej pošty, ktorý aj tak nepoznajú. Stretol som sa s mnohými ľuďmi, priateľmi, klientmi, ktorí mi povedali, že je to v poriadku a že s e-mailami nemajú problém. A tak často mi nedokážu odpovedať. Často mi nedokážu poskytnúť to, čo od nich potrebujem. Len preto, že môj e-mail bol v záplave prehliadnutý.
Samozrejme, mám priečinok ARCHÍV, do ktorého ukladám dôležité e-maily, ku ktorým sa možno niekedy vrátim.
ČO JE BLBOSŤ, ZAHOĎTE.
Jednoduchá vec. No nie je to také jednoduché. Ak mi do pracovnej pošty chodia rôzne „zábavné“ veci, môže byť ťažké nevenovať im pozornosť. Mám politiku, teraz ju vymažem! Teraz, teraz, teraz, teraz. Mám osvedčené kontakty, od ktorých raz za rok dostanem vtipný e-mail. Najmä niečo o Samsungu ( som Apple ovca) 🙂 A možno sa na to pozriem. Veľmi zriedkavo.
DELEGUJTE TO, ČO NIE JE VAŠE
Často sa mi stáva, že dostanem e-mail, ktorý by som mal zdanlivo riešiť. Ak to nie je v mojej kompetencii, okamžite ho vrátim odosielateľovi (teda ak je e-mail od kolegu z firmy). Samozrejme, ako šéf spoločnosti často dostávam e-maily, s ktorými si neviem rady. Jednoducho ich odovzdám kolegovi na spracovanie. Nemusí to byť také jednoduché, ak nemám použiteľný nástroj. Na konci tejto úvahy predstavím, aké jednoduché to môže byť.
ČO NEMÔŽETE UROBIŤ TERAZ, NAPLÁNUJTE.
Každý e-mail, ktorý nemôžem vybaviť hneď, si naplánujem, kedy naň odpoviem. Stanovím si konkrétny termín a snažím sa ho dodržať. Sú to väčšinou e-maily od klientov, o ktorých potrebujem získať informácie.
JE TO NAOZAJ TAKÉ JEDNODUCHÉ?
JE!
Je tiež pravda, že ak nemáte nástroje, môže to byť naozaj problém.
Teraz to isté zopakujte s nástrojom na riešenie. Pomocou 1CLICK :
ČO MÔŽETE UROBIŤ TERAZ, UROBTE TO.
Nie je tu čo riešiť. Nie je potrebný žiadny nástroj. Jednoducho to urobte. V aplikácii 1CLICK máme integrovaného e-mailového klienta. Chceli sme, aby to bolo jednoduché. Aby sme neboli zbytočne vyrušovaní pri spracovaní e-mailov. Vo väčšine programov na spracovanie e-mailov je veľa rušivých funkcií, ktoré bežný používateľ nikdy nepoužije. Iba na seba strhávajú pozornosť.
ČO JE BLBOSŤ, ZAHOĎTE.
Pozri vyššie. Čo očakávate? Malý, malý, malý 🙂
DELEGUJTE TO, ČO NIE JE VAŠE
Mnohí ľudia nevedia delegovať. Veľa z toho súvisí so šéfmi. Radšej to urobíme sami. Potom robíme prácu za iných a sami nestíhame. Každú chvíľu stretávam niekoho, kto je vyčerpaný z množstva práce, ktorú nestíha. Keď sa spoločne pozrieme bližšie na všetky veci, ktoré ten človek robí, vždy sa čudujeme, koľko toho robí pre iných. Najbežnejším riešením je preposielanie pošty.
Či už ste šéf, projektový manažér, alebo len osoba zodpovedná za nejakú vec, chcete sa uistiť, že bude dokončená. Akú kontrolu máte pri preposielaní pošty? Žiadne. Pomocou aplikácie 1CLICK jednoducho vytvoríte úlohu z e-mailu a máte jasnú kontrolu nad tým, či sa rieši. Pozor, toto nie je bežný nástroj na plnenie úloh. Všetky dôležité úskalia, prečo väčšina „taskmasterov“ nefunguje, sú tu vyriešené. Napríklad jasný prehľad o tom, komu, s akým termínom a v akom stave sú úlohy, ktoré som zadal.
Úloha vytvorená z e-mailu
ČO NEMÔŽETE UROBIŤ TERAZ, NAPLÁNUJTE
Veľa a veľa pošty na kontrolu. Plná schránka. Len e-maily, na ktoré si musím odpovedať sám. Aj to sa dá zvládnuť. Rovnako ako v predchádzajúcom odseku – nastavte úlohu. Tentoraz pre seba. Mohol by som odbočiť. Túto zásadu sa snažím dodržiavať za každú cenu:
ŠTART – ZMENA – STOP
Je základom efektívnosti. Inými slovami:
ZAČIATOK – PRIEBEH – KONIEC
Vždy sa musí niečo začať. Potom sa začne práca a potom príde dokončenie. Kliknutím na poštu začnete. Postup je čítanie pošty a koniec je riešenie pošty. V tomto prípade ide o stanovenie úlohy. Vždy sa snažím dobre sformulovať predmet, aby som nemusel e-mail čítať znova. 1CLICK vždy pretiahne telo pošty do tela úlohy a spolu s ním aj prílohu. Aby som nestratil informácie.
Nová úloha vrátane pripojeného e-mailu a prílohy
Vytvorenie úlohy z e-mailu s prílohou ťahaním a pustením a pôvodnej e-mailovej správy, na ktorú možno odpovedať z úlohy.
SPRÁVA KOMPONENTOV
Opäť sa hlásim k jednoduchosti. Dnes potrebujem len 6 ingrediencií.
schránka
koncepty
odoslaná pošta
Archív
košík
spam
Priečinky e-mailov
Používal som veľa priečinkov. Okrem vyššie spomenutých bolo medzi klientmi, dodávateľmi a kolegami mnoho ďalších zložiek. A niekoľko ďalších. Používal som inteligentné radenie a stále som s ním zápasil, stále som mal problém ich pochopiť. Pri svojich konzultáciách som videl snáď len rovnaký chaos. Bez ohľadu na to, či to dotyčná osoba priznáva alebo nie. Nepredpokladám, že by niekto z tejto druhej kategórie čítal tento článok 🙂
Pri písaní tohto článku ma hreje pocit prázdnej schránky. Je piatok, vlastne malá sobota. Idem na obed a potom si idem zahrať golf 🙂
Stačí mať trochu disciplíny a používať logiku a jednoduchosť.
