Príklad jeden
Šéf hovorí: Poslal si ponuku?
Spolupracovník: „Čo? Aká ponuka?“
Šéf: Ten, o ktorý som ťa požiadal pred týždňom…
Spolupracovník: Pýtali ste sa, či to môžeme urobiť, nie že to mám urobiť ja?
Šéf: Robíte si srandu? Termín bol včera!
Spolupracovník: Prepáčte, zle sme sa pochopili…
A takýchto variantov bude určite veľa. Normálna a bežná situácia v mnohých spoločnostiach.
Prečo sa to deje? Zlé zadanie úlohy.
Pomysleli by ste si, že to nič nie je. Ak niekomu poviete, aby to urobil, tak to urobí. Je to tak? Niekedy možno. Otázkou je, ako často. Aj taká jednoduchá vec, ako je zadanie úlohy, má svoje pravidlá. Veľmi jednoduché pravidlá. Tento článok bude hlavne o nich.
Takže.
Pravidlo jedna
Zadajte úlohy písomne jednému zodpovednému riešiteľovi a stanovte termín!
Pravidelne monitorujte a kontrolujte stav úloh.
Boli by ste prekvapení, ako často sa stáva, že šéf zadá úlohu, ale nestanoví termín.
Úloha bez termínu nie je úlohou.
Nemusí sa vykonať. Zatiaľ nie je známe kedy, takže to môže byť o desať rokov. Alebo dlhšie 🙂 Ďalším problémom je sledovanie a kontrola úloh. Ak ich zadáme ústne, je to problém. Ak ich zadávame e-mailom, je to tiež problém. V oboch prípadoch je najväčším problémom kontrola! Je to jasné v ústnom zadaní. Neexistuje žiadna možnosť kontroly. A v prípade e-mailov? Ruku na srdce. Koľko e-mailov máte v doručenej pošte? Takže väčšinou ide opäť o jasný problém.
Príklad dva
Šéf: Ponuka je úplne zlá, chýba v nej (…niečo)
Spolupracovník: No, o tom ste nič nepovedali.
Šéf: A potom som vám zavolal späť, aby som vám povedal, že (…)
Spolupracovník: Áno, práve som bol na ceste.
Šéf: Pomohol si mi…
Spolupracovník: Dobre, urobím to znova.
Druhé pravidlo
Kľúčové body zadania uveďte písomne, ako aj dodatočné alebo vysvetľujúce informácie neskôr.
Áno, vždy písomne. Ak to neurobíme, zažijeme situácie ako v prvom a druhom príklade.
Nie je to byrokracia, spomalenie, papierovanie a ktovie aké ďalšie výhovorky som počul. Je to zrýchlenie, zdokonalenie, zameranie sa na výsledok. Je to len kontrola.
A teraz len stručne…
Príklad tri
Šéf: Prečo ste na tom pracovali toľko hodín?
Spolupracovník: Povedal si mi, aby som na nich bol milý…
Byť milý je fajn, len to môže byť dosť drahé 🙂
Pravidlo tri
Povedzte riešiteľom, aký časový limit im na úlohu dávate.
Niekedy to nie je ľahké, ale čím viac to robíme, tým lepšie sa nám to darí.
Príklad štyri
Šéf: Sakra, kedy to mám všetko urobiť? Tri stretnutia a toľko úloh…
Pravidlo štyri
Všetky úlohy z hlavy si uložte do zoznamu úloh. Ohodnoťte ich podľa odhadovaného času, ktorý zaberú. Premyslite si, kedy je reálne ich dokončiť.
Je to rovnaké ako tretie pravidlo, nie je to jednoduché. Ak sa o to pokúsime, môžeme lepšie plánovať a mať viac času. K tomuto pravidlu pridávam malý dodatok:
A ak to aj tak nevyjde, poučte sa nabudúce.
Ak chcete byť aj vy efektívni, prečítajte si článok Ako byť efektívny pomocou 3 jednoduchých zásad
