Používame ich v mnohých spoločnostiach. Sú to naše firemné zákony, pomocníci pri školení nových ľudí, príručky na uľahčenie pravidelnej a nepravidelnej práce alebo nástroj na to, aby sme nemali nenahraditeľných ľudí.
Peklo je však udržiavať ich všetky v aktuálnom stave.
Systém 1CLICK má riešenie, ktoré vám to uľahčí. Pomôže vám udržiavať v týchto dokumentoch poriadok a čo je najdôležitejšie, umožní vám ich distribuovať doslova jedným kliknutím!
Aby to fungovalo, prepojili sme metodické dokumenty, ako ich nazývame, s organizačnou štruktúrou. Prideľujú sa na jednotlivé pracovné miesta, organizačné jednotky alebo na niekoľko pracovných miest naraz.
Základná myšlienka spočíva v tom, že máte organizačnú štruktúru, ktorá vám umožňuje priradiť dokumenty útvarom alebo celej spoločnosti.
Ako to robíte?
Zavedená organizačná štruktúra
Kliknite na tlačidlo ponuky vpravo hore…
…a potom na Metodické dokumenty.
Otvorí sa rozhranie na úpravu interných dokumentov. Samozrejme, bude prázdna.
Kliknite na tlačidlo Pridať dokument
Otvorí sa okno Pridať nový dokument. Dokument môžete pridať pretiahnutím myšou alebo pomocou tlačidla a vybrať typ dokumentu.
Dokument sa nahrá do systému.
Priradenie dokumentu k štruktúre
Kliknutím na dokument ho vyberte. Na pravej strane sa vertikálne zobrazí vaša štruktúra, kliknite na miesto, kam chcete dokument priradiť. Potom kliknite na tlačidlo plus a je to hotové. Ak potrebujete tento dokument priradiť k iným pracovným miestam, postup zopakujte. Ak ho priradíte k jednotke, zdedia ho všetky príspevky v tejto jednotke. Tlačidlom mínus ho odstránite.
Oznámenie o novom dokumente
V časti Nastavenia kliknite na položku Systém a potom na položku Modul Org. štruktúra. Tu si môžete vybrať, či chcete byť o zmenách informovaní e-mailom, úlohou alebo oboma spôsobmi a v akom čase sa majú informácie posielať. Pri každej zmene, nahratí nového dokumentu alebo aktualizácii existujúceho dokumentu sa dotknutému pracovisku zobrazí vybrané oznámenie. Systém využíva systém na správu dokumentov, takže všetko je verzované. Môžete sa vrátiť k starším verziám, meniť názvy, typy a vykonávať ďalšie činnosti.
Nech sa vám na CLICK-u darí.
P.S. Ak chcete pomôcť so schvaľovacím procesom, napr. interné predpisy spoločnosti, neváhajte nás kontaktovať.
