Štatutárne mesto Děčín a systém 1CLICK
alebo zjednodušenie riadenia úloh, procesov a dokumentov
Základné informácie
Klient: štatutárne mesto Děčín
Oblasť: Verejná správa
Počet používateľov: 270+
Používanie systému 1CLICK od: 2011
Zavolajte na
Verejná správa je špecifické, komplexné prostredie, v ktorom spolupracuje mnoho oddelení, ľudí a systémov.
Vedenie mesta sa zaoberalo:
- roztrieštené informácie
- nejasný záznam úloh
- komplexná interná komunikácia
Takže naším cieľom bolo, všetko zjednotiť, zefektívniť, sprehľadniť, bez potreby zložitého a nákladného vývoja vlastného systému.
Riešenie: systém 1CLICK ako centrálny komunikačný nástroj úradu
Štatutárne mesto Děčín začalo s modulom Úlohy a dnes používa 1CLICK v celej organizácii – od vedenia až po jednotlivé oddelenia.
„V súčasnosti je 1CLICK jedným zo štyroch hlavných pilierov našich informačných systémov. Keď som v roku 2022 nastúpil na pozíciu vedúceho oddelenia IT, jedným z mojich hlavných cieľov bolo konsolidovať veľké množstvo agend do niekoľkých modulárnych riešení. 1CLICK nielenže zostal neoddeliteľnou súčasťou nášho informačného portfólia, ale jeho využitie sa aj výrazne rozšírilo.“
Kľúčové funkcie používané mestom:
- Úlohy a externé úlohy – prehľadné prideľovanie a správa úloh aj mimo inertných používateľov
- Projekty – komplexná agenda grantových výziev a interdisciplinárnej spolupráce
- Procesy a formuláre – požiadavky, podpora IT, žiadosti o prevádzku a nákup, prevody dovoleniek atď.
- DMS (document storage system) – jednoduché a prehľadné ukladanie dokumentov
- Modul produktov – publikácie a tlačené materiály, mobilné telefóny, majetok IKT, prevádzkový denník (čiastočná správa majetku IT)
- Štítky – označovanie a filtrovanie úloh podľa témy, napríklad „Predĺženie termínu“, „Dôležité“ atď.
Výhody pre štatutárne mesto Děčín
1. Centrálne miesto pre všetko
„Najväčším prínosom je jednoznačne to, že máme všetky dôležité informácie prehľadne na jednom mieste. Nemusíme nič hľadať v iných aplikáciách, e-mailoch alebo papieroch. Priebeh riešenia, pripomienky a prílohy sú okamžite viditeľné pre všetkých účastníkov úlohy alebo projektu.“
2. Zrýchlenie a zefektívnenie interných procesov
„Vďaka formulárom a procesom teraz schvaľujeme nákupy, prevádzkové požiadavky alebo prevody dovoleniek priamo v systéme. Procesy nám veľmi pomohli napríklad pri zavádzaní internej IT podpory. Presne vieme, kto sa čím zaoberá, v akom štádiu je žiadosť a čo bude nasledovať.“
3. Flexibilita a prispôsobenie systému
„Môžeme si prispôsobiť 1CLICK podľa našich požiadaviek. Každý proces alebo formulár jednoducho prispôsobíme našim špecifickým potrebám.“
4. Jednoduché školenie a užívateľská prívetivosť
„Pre nás vo verejnej správe je dôležité, aby bol systém 1CLICK prehľadný, jednoduchý a postavený na logickom základe, aby sa v ňom naši používatelia rýchlo zorientovali a zapojili.“
Plány do budúcnosti
Štatutárne mesto Děčín plánuje rozšíriť používanie procesov a formulárov na všetky interné požiadavky, od požiadaviek na školenia, návrhov na inovácie, opisov pracovných činností až po záznamy z predbežnej kontroly pri riadení verejných výdavkov.
Zohľadňuje aj zavedenie stránky . už pripravené šablóny a formulárektoré 1CLICK plánuje ponúknuť obciam a mestám ako štandardizované riešenie.
Záver: Prečo 1CLICK?
„Centralizácia, jednoduchosť, prehľadnosť, všestrannosť a efektívnosť. V rámci prevádzkových agend úradu si neviem predstaviť nič, čo by sa nedalo zvládnuť pomocou 1CLICK.“
Systém 1CLICK je nástrojom štatutárneho mesta Děčín, ktorý šetrí čas, zjednodušuje prácu a zefektívňuje komunikáciu medzi jednotlivými zamestnancami a externými partnermi.
Jednotlivé citácie uviedol Mgr. Roman Žaloudek, vedúci oddelenia IT
Chcete dosiahnuť podobné výsledky aj vo vašej krajine?
Ponúkame vám systém 1CLICK, jednoduchý, prehľadný a účinný nástroj, ktorý zefektívni vašu správu, uľahčí jej kontrolu a ušetrí váš čas.
Čo dostanete:
- Jasné riadenie úloh a projektov – kto čo robí, v akom časovom rámci a aký je stav
- Spoločné dokumenty a procesy – Smernice, zápisnice, metodiky, záznamy o majetku
- Komunikácia bez zmätku – správy, prepojenie na e-maily, prehľad kontaktov
- Plánovanie schôdzok, stretnutí a udalostí – s automatickými pripomienkami
Príklad použitia úloh
Príklad použitia projektov
Príklad použitia modulu Dokumenty
Príklad použitia modulu Kontakty
Príklady použitia procesu
Príklad použitia modulu Produkty
Príklad použitia modelu Projekty
Príklad použitia prevádzkového denníka
