Najprv základné princípy:
- Udržujte si „čistú“ hlavu
- Urobte len jednu vec.
- Dokončite prácu.
Existuje tajomstvo a zdá sa, že ho pozná len málo ľudí. Človek môže (môže) vytvoriť čas. A ako to dokáže? Dodržiavaním vyššie uvedených zásad. Predovšetkým tým, že veci dotiahnete do konca.
Udržujte si „čistú“ hlavu
Tvrdenie: Nemám čas, je buď lož, alebo neschopnosť. Často je to napríklad tak, že mi človek nechce povedať, že sa nechce stretnúť. Druhou možnosťou je, že si myslí, že nemá čas, pretože sa nevie zorganizovať.
Ako to urobiť jednoducho a bezbolestne. Myslím, že som to trochu preháňal s tým, že ma nič nebolí. Začiatok zvyčajne bolí.
Prvá vec, ktorú treba urobiť:
Zadajte si úlohu
V prvej fáze si nerobte starosti s prioritami a termínmi. Napíšte si všetko, čo musíte urobiť. Môžete použiť papierový diár alebo diár Moleskine. Chcela by som používať pekný kožený diár. Priťahujú ma pekné veci. Pekná koža, pekná grafika…. Ale sme v informačnom veku, takže to už nemôžem robiť. Hlavne preto, že nie je online. Nie je to pre mňa praktické. Používam aplikáciu na domáce úlohy, takže k nim mám prístup zo všetkých svojich zariadení prakticky kedykoľvek. V počítači, tablete a telefóne. Vždy ich mám pri sebe. Teda, aby sme sa vyhli námietkam typu: a podobne. Okrem prípadov, keď nechcem. Napríklad, keď sa plavím na mori, mám mobilný telefón v kajute a nemám chuť pracovať a byť jeho „otrokom“.
Takto na nič nezabudnem, pretože pri práci mám telefón vždy pri sebe. Čokoľvek, čo potrebujem vyriešiť nie hneď, si stanovím ako úlohu. Mnohé z vecí, ktoré potrebujem vyriešiť hneď, zadávam aj ja, pretože napr. Nedokážem sa cez to preniesť, a tak si túto úlohu stanovujem znova, aby som nezabudla. Samozrejme, nepoužívam len mobilný telefón, ale aj tablet a počítač. V závislosti od situácie.
Dnes ráno sme napríklad mali rýchle pracovné stretnutie. Na niečom sme sa dohodli. Do knihy úloh ju zadávam automaticky. Iný spôsob neexistuje, viete to, však?
Skontrolujem si e-maily. Väčšinou nie je na čo reagovať. Okrem dvoch otázok. Bohužiaľ, sú to práve tie, ktoré by som chcel riešiť osobne, nie len odovzdať podriadeným. Ale teraz mám iné priority, nemôžem sa tým nechať rozptyľovať. Dávam si teda za úlohu skontrolovať ich. Uvidíme sa zajtra.
Úloha pre ostatných
Ak máte tím ľudí, delegujte ich.Mnohokrát vidím, že si ľudia berú na seba zbytočne veľa vecí.
Ak som zamestnanec a dostanem úlohu, ktorá mi nepatrí, jednoducho ju vrátim alebo delegujem na toho, kto je za ňu zodpovedný.
V pozícii šéfa som veľmi rád nechával svojich ľudí robiť ich prácu. Boli radi, že všetko schválili, hoci sami mali na to právomoc. S radosťou som im to začal vracať, aby prevzali zodpovednosť.
Dnes sa pozriem na svoj zoznam úloh, a ak je toho príliš veľa, ako prvé sa pozriem na to, čo môžem odovzdať. Pár okamihov a som späť načas. Nič sa nestratí, na rozdiel od prístupu, keď sa veci nechajú len tak rozplynúť v preťažení.
Tým sa zabezpečí prvá zásada efektívnosti – mať „čistú“ hlavu. Mám všetko zaznamenané. V tej hlave nenechávam nič. Ak mám niečo vyriešiť (úlohu), zapíšem si to. Nezáleží na tom, či je to na papieri alebo v aplikácii.
Prečo mať „čistú“ hlavu
Možno je zbytočné o tom písať, ale niekedy mám pocit, že to niekto nechápe. Určite ste zažili pocit, nepríjemný pocit typu: mal som niečo urobiť, ale… Náš mozog funguje ako okná – možno to vyriešili v najnovšej osmičke – má schopnosť samoobsluhy. Ak ho nebudem pravidelne zbavovať nepotrebných súborov, moja pozornosť pri riešení vecí (úloh) nebude dostatočná. Naša myseľ sa stále zaoberá nevyriešenými vecami. Myslím tým všetko, čo necháme ležať okolo. Zorganizujte ho. Zapíšte si to. Nenechávajte tam nič. A vaša myseľ bude rýchlo šliapať.
Mám jeden nástroj, ktorý vám môže pomôcť rozhodnúť sa, čo robiť teraz, ak máte veľa operácií.
Svoju prácu delím na tieto štyri oblasti:
- Čo treba urobiť teraz
- Čo sa nemusí urobiť hneď
- Čo nie je moja práca
- Čo je to blbosť
Každú úlohu, každú vec, ktorá sa odo mňa žiada, zaradím do jednej z uvedených oblastí. Použijem nasledujúce 4 riešenia:
- Vyhodím ho
- Naplánujem to
- Urobím to teraz.
- Delegujem ju
Malá úloha pre vás – priraďte činnosti k vyššie opísaným oblastiam.
Tu je tabuľka, ako sa to robí:
Tabuľka
Robte len jednu vec
Robte vždy len jednu vec. Nenechajte sa rušiť. Nenechajte sa rozptyľovať vyskakovacími bublinami v počítači. Ak napríklad spracovávate e-maily, nerobte nič iné, kým ich neskončíte. Požiadajte kolegov, aby vás nerušili, kým neukončíte svoju prácu.
Možno nám pomôže pochopiť to, keď sa pozrieme na to, čo je vlastne kontrola. Snažíme sa mať veci pod kontrolou. Jednotlivé časti kontroly sú:
ŠTART – ZMENA – STOP
Nazýva sa ANATÓMIA KONTROLY.
Najprv sa musí niečo začať (START), potom príde postup, spracovanie (ZMENA) a potom sa to dostane na koniec (STOP). Urobte všetko pre to, aby sa vám to nestalo:
STRTA – ZMENA –
ŠTART – ZMENA –
ŠTART – ZMENA –
Toto je najčastejšia príčina nízkej efektivity – veľa rozpracovanej práce. Opäť ide o pozornosť, o našu myseľ. Pripúta sa k nedokončeným veciam, a tak sa oveľa menej venujeme tomu, čo robíme. Možno si myslíme, že nie, ale náš mozog sa neopije.
Vyskúšajte to a uvidíte, ako sa situácia vyvinie. Zamerajte sa len na jednu vec. Spracujte ho a potom prejdite na ďalší.
Dokončite veci
Tento princíp do veľkej miery súvisí s vyššie opísanou anatómiou kontroly.
Keď niečo začnete, snažte sa to dotiahnuť do konca. Aby to fungovalo, je potrebné pracovať len na jednej veci. Samozrejme viem, že to nie je vždy také jednoduché. Existujú veci, ktoré sú 1) potreba postupného spracovania. A pre 2) život prináša veľa náhodných vecí. A práve to často používame ako výhovorku. Nemám čas. Som ohromený. Neviem, kde mám hlavu…
Z vlastnej skúsenosti viem, že sa to dá. Prestať sa starať o veci, neponáhľať sa a naplánovať si, kedy čo urobím. Áno, existujú náhody a podobné rozptýlenia. Ale ak si to naplánujem krok za krokom, môžem tieto náhody a nepredvídané udalosti celkom eliminovať.
A o tom to celé je. Na začiatku majte disciplínu, vypracujte to, čo som naplánoval. Po čase sa z toho stane zvyk a potom rutina. Moja rutina je napríklad taká, že v pondelok ráno najprv spracujem e-maily, potom sa pozriem, aké úlohy mám naplánované a aké úlohy som dostal od kolegov. Je to rutina a 90 % času je to tak každý pondelok. Neodpovedám na telefonáty, nerozptyľujem sa kolegami a len spracovávam e-maily a úlohy. Potom mám čistú hlavu na riešenie štandardných situácií a náhodných udalostí, ktoré sa vyskytnú.
Dúfam, že vám tieto tri zásady pomôžu byť efektívnejší a mať viac času.
Nabudúce sa pozrieme na to, ako ľahko plánovať.
Veľa šťastia
