Ak preskúmame ponuku rôznych nástrojov, nepochybne dospejeme k záveru, že žiadny z nich neuspokojí všetky naše potreby, pretože sú úplne odlišné. Čo potrebujeme na zjednodušenie riadenia podniku? Určite nejaký softvér ERP alebo účtovný softvér. Určite sa vám bude hodiť nejaký softvér na úlohy, projekty a procesy. CRM, samozrejme. Tie budú rozhodujúce. Možno potrebujeme nejaký CMS a e-shop. A v závislosti od toho, čo robíme, aj niektoré špecializované riešenia. Napríklad softvér na váženie nákladných vozidiel. A možno aj ďalšie.
Na čo sa zamerať pri výbere riešenia pre vašu spoločnosť?
Po mnohých rozhovoroch s klientmi som prišiel na 6 kľúčových bodov.
1) Pokrýva väčšinu našich potrieb?
Vykonali sme analýzu? Aspoň základné potreby. Veci, ktoré nás trápia alebo ktoré by sme mohli zlepšiť.
2) Je intuitívny?
Nechajte predajcov pracovať v účtovnom programe, pretože tam je databáza kontaktov a uvidíte, že to nebude fungovať. Väčšina účtovných programov nie je veľmi intuitívna. No ak necháme v nich pôsobiť tých, pre ktorých je určený, je to iný príbeh. Používateľská prívetivosť by mala byť jednou zo základných vecí, pretože ak program nie je používateľsky prívetivý, nesplní vaše očakávania. Ľudia tam nebudú chcieť pracovať.
3) Je riešenie rýchle?
Keď niekde kliknem, uskutoční sa požadovaná akcia okamžite? Alebo to trvá 20, 30 alebo viac sekúnd? Používatelia, ktorí pracovali alebo pracujú v takomto programe, by mohli rozprávať. Je to niečo, čo vedie k „šialenstvu“ bez zábavy.
4) Dá sa ľahko spravovať?
Túto otázku možno rozdeliť na dve časti. Správa používateľov a správa IT. Môže používateľ ľahko „upraviť“ nastavenia svojho účtu alebo to musí urobiť IT oddelenie? A tým aj oneskorenie a zvýšenie nákladov spoločnosti. A čo samotné IT? Inštaluje sa systém ľahko alebo je to „nadľudská“ úloha. A ak IT oddelenie nastaví systém, urobí to raz alebo dvakrát, alebo musí absolvovať dvojdňové školenie?
5) Možno riešenie rozšíriť na naše budúce potreby?
Nie každý na to myslí, a pritom je to také dôležité. Život sa mení a spoločnosti sa vyvíjajú. Ak sa o rok alebo dva niečo zmení, urobí pre nás dodávateľ nejaké rozšírenie zákazníckej ponuky?
6) Môže zvažovaný softvér komunikovať s ostatnými?
Moderné riešenia majú rozhrania nazývané API, prostredníctvom ktorých komunikujú. Vyššie sme uvažovali o tom, že v podstate neexistujú univerzálne riešenia. Preto je samozrejme dôležité, aby náš softvér mohol komunikovať s ostatnými. Starší softvér ju nemá. Aj tam môžete vyriešiť veľa vecí, napríklad prostredníctvom XLS. Zistite, ako komunikatívne je riešenie, o ktorom uvažujete.
Prajem vám čo najjednoduchšie rozhodovanie pri výbere správneho riešenia. Pomocou organizačného systému 1CLICK si môžete uľahčiť prácu.
