Príklad dobrej praxe
Mesto Horní Slavkov (49 užívateľov)
je historické mesto v Karlovarskom kraji s mestským úradom. Je jedným z väčších miest v regióne a je administratívnym centrom pre ďalšie dve obce.
Výzva: Riadenie viacerých projektov bez chaosu
Pred zavedením systému 1CLICK sa agenda v kancelárii vybavovala pomocou e-mailov, papierových lístkov alebo excelových tabuliek.
„Keď som nastúpil, digitalizácia tu už bola, ale neexistoval žiadny denník úloh ani systém riadenia. A riadenie projektov? To sme si len želali.“ Hovorí tajomník Martin Stark.
Mesto začalo hľadať nástroj, ktorý by umožnil:
- jasné riadenie projektu,
- prideľovanie a sledovanie úloh,
- Zapojenie rôznych úrovní zamestnancov vrátane príspevkových organizácií.
Riešenie: systém 1CLICK
Voľba padla na systém 1CLICK vzhľadom na jeho funkčný rozsah a jednoduchú implementáciu.
Nasadenie prebehlo hladko, bez potreby zložitej podpory alebo školenia.
„Prezentácia vás a vášho systému bola presne to, čo sme v tom čase hľadali. Zapôsobilo na nás, že bola pripravená, funkčná a prehľadná.“
„Systém nastavujeme zo dňa na deň. Bolo to intuitívne a moji kolegovia sa rýchlo naučili pracovať.“ dodáva tajomník Martin Stark.
Výsledky:
V súčasnosti má obec a jej príspevkové organizácie (základná a materská škola, knižnica, kultúrne stredisko) vďaka systému 1CLICK jasne stanovenú štruktúru riadenia.
Hlavné výhody:
- Úplná kontrola nad úlohami a projektmi – každý vidí, čo má urobiť, kedy a s kým.
- Jednotná štruktúra projektu – všetci pracujú podľa rovnakých pravidiel.
- Medziorganizačná spolupráca – riaditelia škôl a iných inštitúcií sú súčasťou tímov a majú prístup k projektom.
- Používateľská prívetivosť – systém bez problémov zvládnu aj technicky menej zdatní kolegovia.
„Neviem si predstaviť, že by sme zvládli toľko projektov bez 1CLICK-u. S papierovými zápisníkmi by sme boli stratení.“ Monika Volfová, vedúca investičného oddelenia.
Zhrnutie:
Mestský úrad v Hornom Slavkove používa systém 1CLICK od roku 2017. Vďaka nášmu systému môže efektívne riadiť interné projekty, úlohy a komunikáciu medzi úradom a príspevkovými organizáciami.
Pôvodná potreba zaviesť projektové riadenie sa stala každodenným nástrojom riadenia celého mestského úradu.
Odporúčania pre ostatné mestá:
„Keď sa rozprávam s kolegami z iných miest, hovorím im: ‚Príďte sa pozrieť, ako to máme nastavené my.‘ Uvidíte, že systém úloh a projektov vám výrazne uľahčí prácu.“ Povedal tajomník Martin Stark.
Mesto Horný Slavkov jasne ukazuje, že aj vo verejnej správe je možné viesť agendu moderným a efektívnym spôsobom.
Nižšie sú uvedené príklady riadenia projektov v Hornom Slavkove:
Tu môžete vidieť štandardizovanú štruktúru projektu, v ktorej sú zastúpené jednotlivé fázy:
F1 – prípravné úlohy
F2 – realizačné úlohy
F3 – prevádzkové úlohy
P – priebežné úlohy
Jasne vidíte úlohy, ich riešiteľov a termíny. Ganttov diagram pomáha získať lepší prehľad o realizácii projektu
Na tomto obrázku sú už jednotlivé fázy projektu podrobne rozpracované so všetkými úlohami, čiastkovými úlohami, riešiteľmi, termínmi a samozrejme s potrebným Ganttovým diagramom.
Nezáleží na tom, aký veľký je váš projekt, či už staviate cyklotrasu alebo renovujete budovu.
S 1CLICK budete mať vždy dokonalý prehľad o realizácii (plnení etáp, úloh a termínov) jednotlivých projektov.
Chcete dosiahnuť podobné výsledky aj vo vašej krajine?
Ponúkame vám 1CLICK, jednoduchý, prehľadný a účinný nástroj, ktorý zefektívni vašu správu, uľahčí jej kontrolu a ušetrí váš čas.
Čo dostanete:
- Jasné riadenie úloh a projektov – kto čo robí, v akom časovom rámci a aký je stav.
- Spoločné dokumenty a procesy – smernice, zápisnice, metodiky, evidencia majetku
- Komunikácia bez zmätkov – správy, prepojenie s e-mailami, prehľad kontaktov
- Plánovanie schôdzok, stretnutí a udalostí – s automatickými pripomienkami
