Predstavenie klienta
Spoločnosť I.R.M. s.r.o. ponúka diely a zariadenia na montáž káblov. Neoddeliteľnou súčasťou ich činnosti je predaj repasovaných strojov. Podniká už 19 rokov, má obrat 30 000 000 a zamestnáva 22 ľudí. V roku 2020 zaviedli systém 1CLICK.
Zákazník mal tri základné požiadavky
1. Zabezpečte rýchlu komunikáciu v rámci spoločnosti
2. Efektívne riešte požiadavky zákazníkov
3. Zabezpečenie dodržiavania termínov
Dôvodom, prečo začali hľadať komplexné riešenie, bolo, že v spoločnosti používali mnoho komunikačných platforiem. Konkrétne ide o e-maily, WhatsApp, telefonáty, Hangouts a iné messengery.
„Predovšetkým sme sa obávali nedostatočnej spätnej väzby. Ak niekto neodpovedal na e-mail, nevedeli sme, či sa vecou zaoberá alebo nie. Riešenie požiadaviek po telefóne bolo tiež neefektívne, pretože o nich neexistoval písomný záznam a viedli k dohadovaniu sa o stanovených termínoch. Priebeh jednotlivých úloh, projektov a zúčastnených osôb nebolo možné vidieť na jednom mieste. WhatsApp a iné messengery prispievali k roztrieštenosti komunikácie.“ povedal majiteľ spoločnosti Pavel Řimek
Nastal bod zlomu,
keď bolo veľa nedodržaných termínov, pripomienok úloh, hádok o to, kto čo spôsobil, zabudol alebo neurobil. Už bolo dosť zlého plánovania, jeden nedodal toto a druhý tamto J, teraz to vie každý.
Hlavným dôvodom, prečo spoločnosť I.R.M. s. r.o. sa rozhodli nasadiť systém 1CLICK, celková funkčnosť úplne vyhovovala ich potrebám. Prestali sa strácať v e-mailoch, ktoré sa kopírovali mnohým ľuďom, a stále nebolo jasné, či sa tým niekto zaoberá, prípadne kto, a najmä aký je aktuálny stav. Výrazne uľahčuje plánovanie a zabezpečuje vzájomnú informovanosť všetkých spolupracovníkov.
Systémové požiadavky
Pri hľadaní riešenia mala spoločnosť tieto požiadavky
– Zabezpečenie chýbajúceho komunikačného systému
– Jednoduchosť a rýchlosť
– Možnosť sledovať históriu komunikácie
– Užívateľsky prívetivé prostredie
Rozhodnutie
Majiteľ spoločnosti si urobil prieskum trhu: „V iných systémoch bolo množstvo vlastností a funkcií, ktoré mi nevyhovovali. Napríklad nemožnosť rýchleho testovania systému, neintuitívne prostredie, nelogické riešenie komunikácie. Pre systém som sa rozhodol vďaka osobnému prístupu pracovníkov dodávateľa a najmä jednoduchosti a prívetivosti riešenia 1CLICK. Možnosť vyskúšať si ho a zistenie, že jeho funkcionality riešia všetky naše požiadavky.“
Implementácia
– Netrvalo to ani deň, nastavili používateľov a prístupy a už to fungovalo.
Ťažkosti pri vykonávaní
– Áno, našli sa kolegovia, ktorí nechceli akceptovať nasadený systém kvôli prehľadnosti a dokumentovateľnosti komunikácie. To sa v krátkom čase zmenilo a dnes sú najlepšími používateľmi systému 1CLICK. Dnes hovoria, že sú radi, že tento systém existuje. Uľahčilo im to prácu a zjednodušilo komunikáciu. Vyhovuje im, keď sa po mesiacoch alebo rokoch dozvedia, čo a ako sa vyriešilo.
K akým zmenám to viedlo
Všetci vedia, čo majú robiť, a sú navzájom informovaní. Dokážu okamžite reagovať, ak im napríklad nadriadený určí nereálny termín. Na druhej strane je na každého vyvíjaný tlak, aby dodržiaval termíny.
Výsledok
„Zavedenie systému 1CLICK nám prinieslo zjednodušenie firemných procesov, rýchlejšiu komunikáciu a výrazne vyššiu efektivitu. To, čo sa na začiatku zdalo nereálne, sa vďaka našim zamestnancom a systému 1CLICK krásne implementovalo do každodennej rutiny našej spoločnosti.“ Povedal P. Řimek
Nejaké prekvapenia?
– Skutočnosť, že sa všetkým hneď dostala pod kožu
Ako veľmi ovplyvnilo zavedenie 1CLICK-u spoločnosť?
– Problémy s komunikáciou ustali a termíny sa dodržiavajú.
Vízia do budúcnosti
Spoločnosť zvažuje individuálne rozšírenie a používanie interaktívnych online formulárov, napríklad pre odovzdávacie protokoly, ktoré by mohli technici v teréne používať na tabletoch.
Odporúčanie klienta
– Čo by odporučil spoločnostiam v podobnej situácii? Určite to vyskúšajte.
